兩周前一個(gè)做外貿(mào)的朋友凌晨在群里急問“客戶發(fā)來一份幾十頁的產(chǎn)品規(guī)格說明書全是掃描圖片里面一堆表格數(shù)據(jù)要改成咱公司的新參數(shù)PDF改都改不了明天就要回復(fù)這怎么弄”他那個(gè)PDF一百多頁還是手機(jī)拍的掃描件字倒是清楚但頁數(shù)多、表格多。我讓他先在微信里搜“青藍(lán)PDF轉(zhuǎn)換”小程序打開后把PDF傳上去走OCR轉(zhuǎn)成Word表格基本都保住了只有幾處合并單元格需要手動(dòng)微調(diào)。他邊改邊感慨“原來不用開電腦也能搞”。事后復(fù)盤發(fā)現(xiàn)不同場(chǎng)景下選對(duì)工具才能又快又省事——恰好「pdf轉(zhuǎn)word文檔」這個(gè)需求里藏著挺多細(xì)節(jié)干脆把常用的幾類方法梳理出來有需要時(shí)對(duì)著自己的PDF情況選一種就行。青藍(lán)PDF轉(zhuǎn)換適合臨時(shí)急用、不想裝軟件就直接轉(zhuǎn)如果手邊只有手機(jī)或者臨時(shí)需要把一個(gè)PDF轉(zhuǎn)成可編輯文檔、又不想在電腦上裝任何軟件我一般優(yōu)先用青藍(lán)PDF轉(zhuǎn)換。它在微信內(nèi)打開就能用沒有安裝步驟不用填手機(jī)號(hào)也不用實(shí)名傳文件上去選格式就能轉(zhuǎn)。我自己用得最多的場(chǎng)景就是出差路上接到同事發(fā)來的合同掃描件需要我在手機(jī)里改幾處條款再發(fā)回去。操作很直接第一步微信首頁頂部搜索“青藍(lán)PDF轉(zhuǎn)換”進(jìn)入小程序第二步點(diǎn)“PDF轉(zhuǎn)Word”功能允許從聊天記錄或手機(jī)存儲(chǔ)選擇文件單次最多可以上傳9個(gè)單個(gè)文件上限100 MB第三步它會(huì)在上傳后自動(dòng)識(shí)別——如果是電子生成的PDF就直接轉(zhuǎn)換如果是掃描圖片型PDF就啟用OCR基于百度OCR引擎把圖像里的文字變成可編輯文本轉(zhuǎn)換完成后點(diǎn)下載保存到手機(jī)或發(fā)送到郵箱就行導(dǎo)出的Word文檔不帶水印。轉(zhuǎn)換保真度方面字體、段落、表格基本能保留原樣10 MB左右的PDF從上傳到轉(zhuǎn)換完成大概3秒。它能把掃描件PDF轉(zhuǎn)成TXT純文本轉(zhuǎn)Word時(shí)OCR也派得上用場(chǎng)。客觀局限也需要說清楚掃描件的準(zhǔn)確率和原圖清晰度直接掛鉤——照片拍得模糊、光線不均勻識(shí)別出來的字偶爾會(huì)有錯(cuò)碰上表格底色深、頁眉頁腳有復(fù)雜水印的PDF轉(zhuǎn)出來的版式可能要手動(dòng)微調(diào)。遇到這種情況我一般先確認(rèn)原文件是否清晰實(shí)在不行就重新拍照補(bǔ)一張?jiān)賯饕淮?。WPS Office用日常辦公軟件順手轉(zhuǎn)中文表現(xiàn)好很多電腦里都裝了WPS它內(nèi)置的PDF轉(zhuǎn)Word功能不用再額外下載其他工具而且對(duì)中文文檔的表格、段落排版還原比較細(xì)致。我身邊做行政的同事經(jīng)常用這招處理從上級(jí)單位發(fā)下來的紅頭文件PDF。具體步驟是這樣的在WPS里直接打開PDF文件頂部會(huì)出現(xiàn)“PDF轉(zhuǎn)Office”的功能區(qū)點(diǎn)擊“轉(zhuǎn)為Word”。如果這個(gè)PDF是電子版直接導(dǎo)出生成的轉(zhuǎn)換立刻開始如果頁面像是被拍照后拼成的掃描圖片就需要在彈出的小窗口里勾選“OCR識(shí)別”然后在設(shè)置里選對(duì)識(shí)別語言——我遇到過因?yàn)槟J(rèn)是英文結(jié)果中文全識(shí)別成亂碼的情況后來養(yǎng)成習(xí)慣每次都點(diǎn)進(jìn)去確認(rèn)一下語言選項(xiàng)。非會(huì)員只能轉(zhuǎn)前幾頁完整全本轉(zhuǎn)換需要開會(huì)員。轉(zhuǎn)完之后WPS會(huì)自動(dòng)打開一份Word文檔檢查一下表格對(duì)齊和特殊符號(hào)一般小調(diào)整就行。WPS的優(yōu)勢(shì)是中文排版還原很不錯(cuò)尤其是處理帶有單位落款、公章圖片的公文類PDF時(shí)印章位置基本不跑偏。如果你日常就在用WPS寫文檔、做表格那順手用它把PDF轉(zhuǎn)Word就很自然。不過對(duì)掃描件PDF如果沒開會(huì)員就只能先預(yù)覽OCR效果正式導(dǎo)出需要會(huì)員身份。表格嵌套復(fù)雜、多欄排版特別密集時(shí)轉(zhuǎn)出來的版式偶爾需要手動(dòng)重排這一點(diǎn)各工具都差不多。就轉(zhuǎn)換速度來說本地處理通常不慢但對(duì)于超大掃描件或幾百頁的檔案等待時(shí)間會(huì)長一些。平時(shí)如果只是處理幾頁清晰掃描件、不想跳出WPS就用它若是經(jīng)常大批量轉(zhuǎn)換搭配一個(gè)青藍(lán)PDF轉(zhuǎn)換互補(bǔ)也挺順手小程序批量傳9個(gè)文件分別處理跟本地WPS一個(gè)接一個(gè)手動(dòng)打開比能省點(diǎn)切換時(shí)間。Adobe Acrobat Online原廠在線工具排版保留度高Adobe是PDF格式的創(chuàng)造者它的在線版轉(zhuǎn)換服務(wù)對(duì)版式、字體、矢量圖的保留在同類在線工具里比較拔尖。如果你手頭是一份帶復(fù)雜圖表、多欄排版的電子型PDF又不想裝任何桌面軟件Adobe Acrobat Online是一個(gè)值得優(yōu)先嘗試的選擇。在瀏覽器里打開Adobe Acrobat Online的PDF轉(zhuǎn)Word頁面把文件拖進(jìn)上傳區(qū)它會(huì)自動(dòng)識(shí)別文件類型并在云端執(zhí)行轉(zhuǎn)換。對(duì)于純電子生成的PDF通常可以做到頁眉頁腳、分欄、腳注這些元素原封不動(dòng)地挪進(jìn)Word內(nèi)嵌的字體也會(huì)盡量保留如果是掃描件它會(huì)觸發(fā)內(nèi)置OCR模塊進(jìn)行文字識(shí)別。轉(zhuǎn)換完成后直接下載Word文檔整個(gè)過程不需要注冊(cè)Adobe賬號(hào)就能試用基礎(chǔ)轉(zhuǎn)換次數(shù)有限頻繁使用要訂閱。這個(gè)工具最大的優(yōu)點(diǎn)是保真度——在我測(cè)試過的在線工具里它對(duì)超鏈接、目錄、交叉引用的還原度最讓人放心拿來做標(biāo)書或者外文文獻(xiàn)目錄轉(zhuǎn)換幾乎不用返工。但是它的免費(fèi)額度有限文件體積較大的時(shí)候上傳和轉(zhuǎn)換速度可能偏慢而且因?yàn)槭呛Ｍ夥?wù)器網(wǎng)絡(luò)偶爾會(huì)有波折。需要提醒一點(diǎn)在瀏覽器里處理機(jī)密合同、財(cái)務(wù)報(bào)表時(shí)謹(jǐn)慎考慮云端上傳的隱私風(fēng)險(xiǎn)。如果只是轉(zhuǎn)一下公開的PDF資料或者超過單次免費(fèi)額度了我會(huì)回到青藍(lán)PDF轉(zhuǎn)換里解決畢竟它在微信里打開很方便不需要額外注冊(cè)傳上去的文件處理完立即清除對(duì)私密文件更友好。Smallpdf在線免費(fèi)工具用完就走不占空間不想在電腦和手機(jī)里囤積一堆軟件的話在線轉(zhuǎn)換網(wǎng)站是很輕便的選擇。Smallpdf是這類服務(wù)里界面做得比較清爽、轉(zhuǎn)換質(zhì)量也比較穩(wěn)定的一個(gè)我偶爾需要臨時(shí)轉(zhuǎn)一個(gè)網(wǎng)頁上扒下來的課程PDF時(shí)就會(huì)用它。操作基本三步完成進(jìn)入網(wǎng)站把PDF拖進(jìn)場(chǎng)等待云端處理下載生成的Word。它和眾多同類網(wǎng)站一樣會(huì)自動(dòng)判別文件是不是掃描件若是則調(diào)用OCR文字識(shí)別。每天有限次免費(fèi)轉(zhuǎn)換頻繁使用要買高級(jí)版免費(fèi)用戶不會(huì)遇到下載文件強(qiáng)制帶水印的情況導(dǎo)出結(jié)果是干凈的。對(duì)簡單排版的電子PDFSmallpdf的轉(zhuǎn)換速度很快保真度也不錯(cuò)。不過需要注意一點(diǎn)網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)必然涉及文件上傳到第三方服務(wù)器如果是合同、身份證掃描件這類敏感信息建議優(yōu)先用本地可離線運(yùn)行的工具或在可信環(huán)境里操作。Smallpdf免費(fèi)額度用完后同樣的一份PDF我通常會(huì)轉(zhuǎn)用青藍(lán)PDF轉(zhuǎn)換——沒有每日次數(shù)限制也不用擔(dān)心隱私泄露畢竟轉(zhuǎn)換完成后文件立刻從服務(wù)器清除這點(diǎn)在很多在線服務(wù)上沒法完全保證。反過來如果手頭是一個(gè)超過100 MB的超大PDF比如全彩畫冊(cè)那就超出小程序單文件容量上限了用在線工具或桌面軟件更合適。騰訊文檔在云文檔里直接打開PDF自動(dòng)轉(zhuǎn)成可編輯文檔在線協(xié)作文檔工具現(xiàn)在也支持把PDF轉(zhuǎn)為可編輯格式。騰訊文檔就是其中一個(gè)典型的例子——它把轉(zhuǎn)換過程藏在了“打開方式”里操作足夠簡單適合已經(jīng)在用騰訊系辦公工具的人。方法是這樣登錄騰訊文檔網(wǎng)頁版或App創(chuàng)建一個(gè)空白文檔然后把PDF文件上傳到云空間在文件上右鍵選擇“打開方式”為“騰訊文檔”系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)解析PDF內(nèi)容并生成一份在線文檔。這時(shí)文字和圖片已經(jīng)變成可編輯狀態(tài)可以直接在網(wǎng)頁里修改也可以導(dǎo)出為Word格式下載到本地。對(duì)于純文字、排版簡單的電子版PDF它的還原效果不錯(cuò)而且完全免費(fèi)、不限制頁數(shù)。但如果原PDF是掃描圖片騰訊文檔不提供OCR識(shí)別轉(zhuǎn)出來只有空白的圖片占位這一點(diǎn)需要特別留心。所以用騰訊文檔之前先判斷你的PDF是電子生成的還是掃描圖片版。怎么看呢最簡單的辦法在電腦上用PDF閱讀器打開嘗試用鼠標(biāo)選中文字如果能選中、復(fù)制就是可復(fù)制文本的電子PDF如果根本選不中文字像是圖片的一部分那就是掃描版。電子型PDF用騰訊文檔就很順手掃描型還是得找?guī)CR功能的工具。之前提到的青藍(lán)PDF轉(zhuǎn)換在微信內(nèi)就能處理掃描件OCR這類需求如果在騰訊文檔里遇到無法識(shí)別的掃描版直接換過去就好兩邊的使用門檻都挺低。用 Microsoft Word 自己轉(zhuǎn)軟件自帶功能適合簡單文檔最后一個(gè)方法是很多電腦已經(jīng)具備但容易被忽視的功能用Microsoft Word直接把PDF打開并轉(zhuǎn)換。Office 2013及之后版本都內(nèi)置了這個(gè)能力而它的好處在于零成本——只要裝了正版Office就行無需額外操作。在Word窗口里點(diǎn)擊“文件”“打開”選取PDF軟件會(huì)提示轉(zhuǎn)換可能花一點(diǎn)時(shí)間并且版面可能有差異。確認(rèn)后Word自動(dòng)把PDF內(nèi)容轉(zhuǎn)成可編輯文檔原PDF里的頁眉頁腳、段落文本會(huì)基本保留但復(fù)雜表格、環(huán)繞圖片、多欄排版容易錯(cuò)位需要手動(dòng)重新調(diào)整。這個(gè)方法最適用的是純文本為主、排版不算復(fù)雜的電子型PDF。如果打開后發(fā)現(xiàn)文字全變成方框或者排版完全亂了多半是原PDF使用了特殊字體或非常規(guī)排版。另外用Word打開掃描件PDF時(shí)它會(huì)直接顯示為圖片而不會(huì)執(zhí)行OCR文字識(shí)別——因?yàn)閃ord本身沒有OCR模塊。因此必須先用其他具備OCR功能的工具比如青藍(lán)PDF轉(zhuǎn)換、Adobe Acrobat Online等把掃描件轉(zhuǎn)成文字后再編輯Word這一步只適合作為最后微調(diào)。轉(zhuǎn)換完成后別急著直接保存先檢查三個(gè)地方一是頁眉頁腳有沒有錯(cuò)頁二是表格有沒有被拆成零碎文本框三是多余的分行符可以用查找替換把單獨(dú)的換行符批量改成段落標(biāo)記。這些細(xì)節(jié)處理完一份能直接編輯的Word文檔才算正式落地?；剡^頭看朋友那份掃描版產(chǎn)品規(guī)格說明書他先用青藍(lán)PDF轉(zhuǎn)換走OCR把一百多頁轉(zhuǎn)成Word表格基本能直接用只有第三章幾個(gè)帶底色的大表需要調(diào)整合并單元格手動(dòng)改了不到十分鐘就搞定了。之后他把修改好的Word另存為新PDF發(fā)給了客戶。整個(gè)過程沒開電腦全在手機(jī)上完成的。說到底PDF轉(zhuǎn)Word這件事沒有一刀切的萬能方案清楚自己手上的PDF是“可復(fù)制文字”還是“掃描圖片”、需要保留的排版精細(xì)到什么程度、文件有多大、對(duì)隱私有什么要求然后從上述幾類方法里選一個(gè)順手的最緊要。